Đầu tư 101 & Investo: Sổ cái chung là gì?

Định nghĩa:

Sổ cái chung là một công cụ kế toán mà các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và tóm tắt các giao dịch, cả mua và bán, và theo dõi các khoản mục như tiền mặt, các khoản phải thu và hàng tồn kho.

Tìm hiểu về sổ cái chung

Sổ cái chung là kho lưu trữ trung tâm các tài khoản và giao dịch tài chính của một công ty. Công cụ này theo dõi từng đồng mà công ty đã chi ra và mang về. Sổ cái chung cũng theo dõi biến động của tài sản và các khoản nợ trong công ty. Sổ cái chung bao gồm các sổ cái phụ, như các khoản phải thu, các khoản phải trả, tiền mặt và hàng tồn kho. Mỗi sổ cái phụ này bao gồm thông tin về tài sản và nợ phải trả của công ty. Sổ cái chung sử dụng hệ thống sổ sách kế toán kép nên cứ ghi nợ phải có ghi có tương ứng và ngược lại. Điều này giúp nhân viên kế toán xác định xem sổ cái chung có được cân đối hay không. Nếu tổng của tất cả các tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được liệt kê bằng 0, thì sổ cái được cân đối. Nếu không thì sẽ có một sai sót về mặt kế toán mà công ty phải giải quyết.

Ví dụ

Giả sử Công ty giả tưởng XYZ muốn hiểu rõ hơn về tình hình tài chính của mình nên đã lập một sổ cái chung. Sổ cái chung của công ty hiển thị thông tin từ các sổ cái phụ khác nhau, tiền mặt, các khoản phải thu, các khoản phải trả, hàng tồn kho, các khoản đầu tư và tài sản cố định. Kế toán của Công ty XYZ sẽ tính tổng các tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu trong sổ cái để đảm bảo sổ sách được cân đối chính xác. Nếu sổ sách được cân đối, Công ty XYZ có thể sử dụng thông tin trên sổ cái để có cái nhìn đầy đủ về tình hình tài chính của họ.

Bài học

Sổ cái chung cũng giống như bảng điểm đại học vậy…

Bảng điểm đại học ghi lại tất cả các lớp học mà sinh viên đã tham gia và điểm số mà sinh viên đó kiếm được. Tương tự như vậy, sổ cái chung ghi lại mọi khoản giao dịch mà công ty đã thực hiện, cùng với giá trị doanh số bán ra. Khi ban lãnh đạo công ty muốn kiểm tra tình hình tài chính, họ có thể xem vào sổ cái giống như sinh viên nhìn vào bảng điểm để xác định xem bản thân có đủ điều kiện nhận học bổng không hoặc kiểm tra điểm trung bình là bao nhiêu.

Sổ cái chung là gì?

Sổ cái chung là tài liệu tổng hợp toàn bộ thông tin tài chính của một doanh nghiệp, bao gồm số dư tài khoản và các dòng tiền vào và ra. Sổ cái chung chứa nhiều tài khoản chuyên theo dõi những khoản mục như tài sản, nợ phải trả, doanh thu, vốn chủ sở hữu, và chi phí. Mỗi tài khoản đó có thể chia thành nhiều sổ cái phụ nữa bao gồm tiền mặt hoặc các khoản phải trả.

Sổ cái chung phải chứa tất cả các thông tin mà một doanh nghiệp cần để đánh giá tình hình tài chính của họ.

Sổ cái chung phải luôn cân đối. Mỗi khoản ghi có đều cần phải có một khoản ghi nợ tương ứng. Mỗi tài sản phải có số dư nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu tương ứng. Để xác định xem sổ cái chung có cân đối hay không, bạn có thể tính tổng của mọi tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu trong sổ cái. Nếu các khoản đó bằng nhau thì sổ cái được xem là cân đối.

Mục đích của sổ cái chung là gì và tại sao doanh nghiệp cần sổ cái?

Mục đích cơ bản nhất của sổ cái chung là cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Khi nhìn vào sổ cái chung của một công ty, người quản lý có thể thấy rõ mức tiền mặt, hàng tồn kho, các khoản nợ cũng như các tài sản và nợ phải trả khác cùng một lúc. Nhà quản lý sẽ dễ dàng biết công ty có ổn định về tài chính không hay có nguy cơ mất hóa đơn thanh toán và có cần vay tiền hay không.

Sổ cái chung cũng đóng vai trò là một công cụ hữu ích cho nhân viên kế toán để đảm bảo rằng sổ sách của công ty được cân đối. Nhân viên kế toán có thể sử dụng sổ cái để lập bảng cân đối thử, tổng hợp các khoản ghi nợ và ghi có trong từng sổ cái. Nếu các khoản ghi nợ và ghi có của sổ cái chung ở mức 0 thì sổ sách được cân đối. Phương pháp này có thể giúp xác định các hoạt động gian lận và nộp thuế dễ dàng hơn vì tất cả hồ sơ của công ty đều gom lại ở cùng một nơi.

Sổ cái chung cũng ghi nhận các khoản giao dịch thực tế thay vì các giao dịch dự kiến. Điều này rất quan trọng vì nhà quản lý sẽ có cái nhìn chính xác hơn về tình hình tài chính của doanh nghiệp so với góc nhìn dựa trên doanh số dự kiến.

Sổ cái chung cho nhà quản lý biết điều gì?

Sổ cái chung cho nhà quản lý biết những điều cần biết về doanh nghiệp để lập báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ hoặc báo cáo kết quả kinh doanh. Nếu nhà quản lý muốn biết về doanh thu của công ty, sổ cái chung có thể cung cấp thông tin đó. Nếu nhà quản lý cần biết doanh nghiệp có bao nhiêu tiền mặt trong ngân hàng, sổ cái cũng có thông tin đó.

Sổ cái chung cho nhân viên kế toán, nhà quản lý và chủ sở hữu biết nhiều điều khác nhau về doanh nghiệp. Người làm kế toán thường nhìn vào sổ cái để đảm bảo rằng sổ sách của công ty được cân đối một cách thích hợp. Các nhà quản lý sẽ xem sổ cái để tìm ra những thay đổi bất thường trong chi phí hoặc doanh thu và xác định các cơ hội dựa trên đó. Chủ sở hữu có thể xem sổ cái để tìm hiểu về các khoản nợ của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng các nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Sổ cái chung ghi chép những gì?

Sổ cái chung ghi lại tất cả các tài khoản của một công ty và các khoản giao dịch ảnh hưởng đến các tài khoản này.

Thông thường, các doanh nghiệp chia sổ cái chung của họ thành nhiều sổ cái phụ, ghi lại các tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu riêng biệt. Sau đó, các công ty dùng sổ sách để ghi lại các khoản giao dịch riêng lẻ. Ví dụ, khi một cửa hàng quần áo bán một chiếc quần jean, cửa hàng này sẽ ghi sổ nhật ký để lưu lại khoản giao dịch đó. Doanh nghiệp sẽ thường xuyên cập nhật các mục trong nhật ký vào sổ cái, bổ sung thêm chúng vào hồ sơ sổ cái.

Điều này có nghĩa là sổ cái sẽ ghi lại cả số dư tài khoản và dữ liệu giao dịch.

Điểm khác biệt giữa sổ cái chung và sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung thường theo dõi tất cả các nghiệp vụ được thực hiện trong một doanh nghiệp. Sổ nhật ký ghi lại các giao dịch hàng ngày như bán hàng cho khách hàng, mua hàng từ nhà cung cấp hoặc đầu tư từ chủ sở hữu doanh nghiệp. Sổ cái chung theo dõi các tài khoản tài chính của doanh nghiệp và các khoản giao dịch làm thay đổi chúng.

Các khoản mục được ghi trong nhật ký chung thường có đoạn mô tả ngắn để diễn đạt lại những gì đã xảy ra. Thông thường, nhân viên kế toán hoặc phần mềm kế toán của công ty sẽ nạp các khoản giao dịch từ sổ nhật ký chung lên sổ cái chung. Khi họ nạp các giao dịch này, người làm kế toán sẽ chỉ định các giao dịch vào một trong các tài khoản trên sổ cái.

Ví dụ, nếu một doanh nghiệp các sản phẩm trà trị giá 1 triệu đồng cho khách hàng để lấy tiền mặt, thì doanh nghiệp đó sẽ ghi vào sổ nhật ký những điều sau:

• Ngày
• Chi tiết giao dịch (trong trường hợp này là khoản ghi có 1 triệu đồng vào hàng tồn kho và khoản ghi nợ 1 triệu đồng vào tiền mặt)
• Mô tả (ví dụ: “đã bán trà cho khách hàng tại cửa hàng số 137”)

Khi kế toán hạch toán hóa đơn này lên sổ cái, họ sẽ ghi nhận khoản ghi có 1 triệu đồng vào hàng tồn kho của doanh nghiệp và khoản ghi nợ 1 triệu đồng vào tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp. Cả sổ nhật ký chung và sổ cái chung đều áp dụng khái niệm kế toán kép. Mọi khoản ghi nợ phải có một khoản ghi có tương ứng và ngược lại.

Có lẽ sự khác biệt lớn nhất giữa sổ cái chung và sổ nhật ký chung là cách thức phân nhóm các khoản giao dịch. Trong sổ nhật ký chung, kế toản sẽ thường nhập các giao dịch theo thứ tự thời gian. Bắt đầu với khoản giao dịch đầu tiên, sau đó đến khoản giao dịch thứ hai, sau đó đến khoản giao dịch thứ ba, theo thứ tự đó cho đến khoản giao dịch cuối cùng trong nhật ký.

Khi ghi chép hoạt động bán hàng đó lên sổ cái chung, người làm kế toán sẽ phân nhóm chúng dựa trên các tài khoản ảnh hưởng. Ví dụ, kế toán viên có thể nhóm tất cả các giao dịch ảnh hưởng đến tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp, bất kể chúng xảy ra vào thời điểm nào.

Sơ đồ hạch toán là gì?

Sơ đồ hạch toán là danh sách các tài khoản mà công ty theo dõi trong sổ cái chung. Mỗi công ty đều sẽ khác nhau, vì vậy mỗi sơ đồ hạch toán cũng sẽ khác nhau.

Hầu hết các doanh nghiệp theo dõi các tài khoản như tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, nhưng các tài khoản phụ trong các tài khoản đó có thể sẽ khác nhau. Ví dụ: một doanh nghiệp hộ gia đình không sở hữu bất kỳ tài sản nào có thể sẽ không cần sổ theo dõi tài khoản riêng cho khoản mục tài sản, nhà máy và thiết bị.

Thông thường, kế toán của doanh nghiệp chỉ định mã cho từng tài khoản phụ. Ví dụ: tiền mặt có thể có mã 10000, các khoản phải thu là 10001, hàng tồn kho là 10002, v.v. Bạn có thể sử dụng hệ thống mã hóa để liên kết các tài khoản khác nhau với nhau. Ví dụ, nếu bạn có hai tài khoản tiền mặt, một tài khoản để chi trả lương và tài khoản còn lại để chi tiêu linh tinh, bạn có thể đặt chúng là 10010 và 10011.

Mọi giao dịch đều tác động đến hai tài khoản khác nhau trong sơ đồ hạch toán vì mọi khoản ghi nợ phải có một khoản ghi có tương ứng và mọi khoản ghi có đều cần một khoản ghi nợ tương ứng.

Bảng cân đối thử là gì?

Vào cuối kỳ kế toán, thường là mỗi quý hoặc mỗi năm, kế toán của công ty sẽ tạo ra một bảng cân đối thử dựa trên sổ cái chung của doanh nghiệp. Bảng cân đối thử giúp cho nhân viên kế toán biết liệu sổ sách của doanh nghiệp có được cân đối hay không, do đó đây là một công cụ có giá trị trong việc tìm ra những sai sót trong hồ sơ tài chính của công ty. Kiểm toán viên cũng thường yêu cầu báo cáo bảng cân đối thử khi họ kiểm toán một doanh nghiệp.

Ngay cả khi một doanh nghiệp lập báo cáo bảng cân đối thử và nhận thấy rằng các khoản ghi nợ và ghi có trong báo cáo là bằng nhau, thì vẫn có thể có sai sót trong khâu kế toán. Bảng cân đối thử không kiểm tra được các khoản ghi nợ hoặc ghi có được chỉ định vào sai tài khoản. Điều đó có nghĩa là kế toán viên phải sử dụng các công cụ khác để tìm kiếm sai sót trong các tài khoản độc lập.

Báo cáo bảng cân đối thử chứa số tài khoản và tên cho từng tài khoản trong sổ cái chung của doanh nghiệp và số dư ghi nợ hoặc ghi có cuối kỳ của tài khoản đó. Bảng cân đối thử không chứa bất kỳ thông tin giao dịch nào. Ví dụ, bảng cân đối thử ở dạng đơn giản có thể trông giống như sau:

Đăng Khoa - Theo learn.robinhood.com