Hạn chế “Tôi xin lỗi” tại nơi làm việc, hãy thử những cụm từ sau

Đối với nhiều người, nói “Tôi xin lỗi” sau một số tình huống nhất định, ngay cả những tình huống không cần xin lỗi, là một bản tính tự nhiên. Tuy nhiên, xin lỗi quá mức có thể gây phản tác dụng, đặc biệt là ở nơi làm việc. Nó có thể khiến người khác đánh giá thấp hơn về bạn, hạ thấp lòng tự trọng của bạn và làm giảm tác động của những lời xin lỗi trong tương lai.

Theo bà Patrice Williams Lindo, Giám đốc điều hành của Career Nomad, một công ty tư vấn nghề nghiệp, thói quen xin lỗi này có thể xuất phát từ một nơi làm việc không an toàn và đặc biệt phổ biến ở phụ nữ và người da màu.

Theo Lindo, nhu cầu xin lỗi quá mức sinh ra từ kiểu tự nghi ngờ. Việc nhận ra các tình huống khi nào bạn nên và không nên nói “Tôi xin lỗi” là một trong những bước đầu tiên để tìm ra những cụm từ thay thế tốt hơn, giúp bạn giảm bớt áp lực về việc phải trở nên hoàn hảo.

Dưới đây là 3 tình huống phổ biến bạn có thể bị “thao túng tâm lý” để xin lỗi quá mức và những điều cần bạn cân nhắc để thay thế.

Nếu bạn đang gặp sự cố kỹ thuật

Làm việc kết hợp và làm việc từ xa đã trở nên phổ biến trong vài năm qua, khiến mọi người sử dụng các thiết bị điện tử nhiều hơn bao giờ hết. Thật không may, cho dù bạn có hiểu biết về công nghệ đến đâu thì những trục trặc về kỹ thuật vẫn có thể xảy ra. Hầu hết, chúng thường không phải lỗi của bạn. 

Ví dụ: hãy nghĩ về một cuộc gọi điện video trục trặc. Bạn có thể cảm thấy cần phải xin lỗi nếu mất nhiều thời gian để tải một bản thuyết trình khi trục trặc kỹ thuật.

“Tôi xin lỗi” thường là một cụm từ mà mọi người sử dụng khi họ cần lấp chỗ trống, “Lindo nói. “Họ không thoải mái với sự im lặng.”

Thay vì xin lỗi vì những điều ngoài tầm kiểm soát của bạn, hãy sử dụng những cụm từ như “Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn của bạn” và “Cảm ơn bạn đã làm việc với tôi” để vượt qua mọi khó xử và khơi lại sự tự tin.

Nếu bạn cần tham gia một cuộc trò chuyện

Giả sử bạn đang tham dự một cuộc họp do đồng nghiệp dẫn dắt. Ai đó nêu ra một quan điểm mà bạn đồng ý hoặc không đồng ý và bạn muốn chia sẻ quan điểm cá nhân.

Bạn có thể quyết định xen vào một câu nói, “Xin lỗi, nhưng tôi muốn cân nhắc.”

Lindo chỉ ra rằng trong tình huống này bạn không cần phải xin lỗi.

“Nếu bạn có thông tin để thêm vào một cuộc trò chuyện hoặc một quan điểm đối lập, điều đó hoàn toàn ổn”, Lindo nói. “Mọi người sử dụng ‘Tôi xin lỗi’ trong những tình huống này để tham gia vào cuộc trao đổi và đóng góp ý kiến khi họ không cần phải làm như vậy.”

Thay vì xin lỗi, hãy sử dụng các cụm từ như “Tôi muốn bổ sung ý kiến”, “Tôi nghĩ rằng…” hoặc ”Đây là một góc nhìn khác.” Những cụm từ này sẽ giúp bạn đóng góp ý kiến mà không có vẻ e ngại khi làm như vậy.

Đánh giá tình huống trước khi bạn nói bằng cách sử dụng phương pháp STAR (Situation - tình huống, Task - nhiệm vụ, Action - hành động và Result - kết quả). Phương pháp này có thể giúp bạn giảm bớt nhu cầu xin lỗi.

“Giả sử bạn muốn bày tỏ quan điểm phản đối. Trước tiên, hãy xem xét tình huống và tự hỏi bản thân, ‘Đây có phải là thời điểm thích hợp?’ Nếu không, hãy nghĩ về nhiệm vụ bạn có thể làm, có thể liên hệ trước với người quản lý hoặc cố vấn, trước khi nói điều gì đó mà bạn có thể phải xin lỗi.” - Lindo giải thích.

“Quyết định hành động mà bạn muốn thực hiện và tự hỏi bản thân, ‘Tôi đang tìm kiếm kết quả gì sau cuộc trò chuyện này?’”

Nếu bạn đã mắc lỗi

Tất cả chúng ta đều có thể mắc sai lầm, đặc biệt là trong công việc. Nếu bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ chưa tốt hoặc bạn vô tình xúc phạm ai đó, nói “Tôi xin lỗi” sẽ không phải là phản hồi sai, nhưng nó cũng không phải là phản hồi mạnh mẽ nhất. 

“Khi bạn làm sai điều gì đó, bạn không nhất thiết phải nói ‘Tôi xin lỗi,’” Lindo nói. “Bạn có thể nói về hành động bạn sẽ làm để giải quyết vấn đề.”

Để chịu trách nhiệm về những sai lầm mà không cần nói lời xin lỗi, Lindo đề xuất ba cụm từ sau đây:

• “Cảm ơn bạn đã phản hồi.”
• “Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.”
• “Tôi đánh giá cao việc bạn đề cập tới vấn đề này - làm thế nào để tôi có thể cải thiện?”

Một lời xin lỗi chân thành không phải là xấu, Lindo lưu ý - nhưng lý tưởng nhất là chỉ nói “Tôi xin lỗi” khi bạn thực sự có thành ý để đảm bảo rằng lời xin lỗi đó chân thành.

Yến Anh-Theo cnbc