Bốn lời khuyên cho bất kỳ ai muốn làm việc hiệu quả hơn

Năng suất không phải là ngẫu nhiên. Cần phải lập kế hoạch và tự chăm sóc bản thân để tận dụng tối đa những khoảnh khắc trong ngày.

Để đạt được năng suất có thể rất khó, nhưng để duy trì được năng suất thậm chí còn khó khăn hơn nhiều. Trong xã hội hiện đại, khoảng thời gian chú ý dường như ngày càng bị rút ngắn bởi có quá nhiều yếu tố xung quanh tác động.

Dưới đây là 4 lời khuyên dành cho những ai đang muốn hoàn thành nhiều việc hơn trong khoảng thời gian giới hạn mà chúng ta có mỗi ngày:

1. Chăm sóc bản thân

Bạn có biết rằng thức ăn có tác động trực tiếp đến hiệu suất nhận thức của bạn? Nếu không chú ý đến những gì mình ăn, rất có thể bạn sẽ thấy mình không thể tập trung trong thời gian dài vào những việc quan trọng.

Thay vì đồ ăn vặt như bánh mì kẹp thịt, khoai tây chiên và soda, hãy cung cấp năng lượng cho trí óc của bạn bằng những thực phẩm như quả việt quất, cá, quả óc chó và trà xanh, những thứ đã được chứng minh là “thần dược” cho sức khỏe não bộ.

Chế độ ăn uống chắc chắn là quan trọng, nhưng thói quen ngủ tốt có thể còn quan trọng hơn để tăng năng suất. Sự tập trung, năng lượng, sự sáng tạo và hạnh phúc nói chung  đều bị ảnh hưởng tiêu cực khi chúng ta thiếu ngủ. 

Một nghiên cứu về người lao động tại các tập đoàn lớn tiết lộ rằng những người mắc chứng mất ngủ phải vật lộn với việc quản lý thời gian, trong khi một nghiên cứu khác từ Đại học Harvard cho thấy các công ty Mỹ mất khoảng 65 tỷ USD mỗi năm vì nhân viên không ngủ đủ giấc. Điều đó có nghĩa là tình trạng thiếu ngủ sẽ không thể tạo ra năng suất làm việc cao được.

2. Giảm thiểu phiền nhiễu

Không còn nghi ngờ gì nữa, các công nghệ như mạng xã hội, điện thoại thông minh và đồng hồ thông minh giúp chúng ta kết nối với nhau, nhưng chúng cũng khiến chúng ta mất tập trung. 

Trước khi bắt đầu làm việc, hãy thử tắt tiếng thông báo trên màn hình và tắt điện thoại của bạn. Tương tự như vậy, hãy đề ra một khoảng thời gian mỗi ngày để tập trung vào công việc và nói với đồng nghiệp rằng bạn không muốn bị quấy rầy trong khoảng thời gian đó. Năng suất có thể đạt được nhiều hơn khi bạn giảm thiểu những tác động bên ngoài có xu hướng thu hút sự chú ý của bạn khỏi nhiệm vụ hiện tại.

Nếu sự xao nhãng của bạn phần lớn là do trong tâm trí, hãy giúp bản thân tập trung bằng cách tạo ra một danh sách phân tán tư tưởng”.

Bất cứ khi nào một ý nghĩ gây xao nhãng xuất hiện trong đầu bạn, hãy viết nó ra giấy hoặc trong một tài liệu Word để bạn có thể quay lại sau. Chiến thuật này sử dụng các nguyên tắc tâm lý giống như  Phương pháp phân bổ thời gian “quả cà chua” Pomodoro phổ biến để giúp bạn đi đúng hướng khi cố gắng hoàn thành một nhiệm vụ. Thử nghiệm với một số chiến lược khác nhau và xem chiến lược nào phù hợp nhất với bạn.

3. Kiểm soát email

Người ta đã nhiều lần tuyên bố email sẽ sớm bị khai tử, nhưng rõ ràng nó vẫn là phương thức giao tiếp phổ biến nhất tại nơi làm việc. Vì lý do đó, điều quan trọng là phải sắp xếp hộp thư đến của bạn. Hủy đăng ký nhận các email quảng cáo và bản tin mà bạn không quan tâm, và khi bạn nhận được các email quan trọng, hãy xử lý chúng ngay lập tức. 

Một số chuyên gia về năng suất khuyên bạn không cần phải thường xuyên kiểm tra email, nhưng để công việc trôi chảy, tốt nhất bạn không nên trì hoãn việc kiểm tra email.

John Furneaux, đồng sáng lập và Giám đốc điều hành của Hive, một công cụ quản lý dự án dựa trên AI được sử dụng bởi các thương hiệu như Uber, Starbucks, Google và Netflix, lập luận rằng những người chỉ kiểm tra email một hoặc hai lần một ngày có thể gây ra tắc nghẽn công nghẽn. 

Ông Furneaux nói: “Tôi đã đọc rất nhiều ý kiến ​​về lý do tại sao bạn chỉ nên kiểm tra email của mình hai lần một ngày. Tôi không biết những người đó làm việc ở đâu hay họ làm công việc gì, nhưng nếu họ có bất kỳ công việc nào trong lĩnh vực quản lý, thì họ đang gây khó khăn cho cuộc sống của những người xung quanh." Trả lời email kịp thời có thể giúp bạn không bị tụt lại phía sau và cho phép đồng nghiệp của bạn duy trì năng suất làm việc.

4. Có kế hoạch

Khả năng làm việc hiệu quả của bạn vào bất kỳ ngày nào thường phụ thuộc vào những gì bạn làm vào đêm hôm trước. Trước khi đi ngủ, hãy lập danh sách những việc quan trọng cần tập trung vào ngày hôm sau. Điều này không chỉ giúp bạn đi đúng hướng khi thức dậy mà còn có thể giúp bạn không bị mất ngủ vì bận rộn với những trách nhiệm của ngày hôm sau.

Khi bạn lập lịch trình hàng ngày, đừng chỉ bao gồm công việc bạn cần hoàn thành mà còn cả lên lịch nghỉ ngơi và thời gian rảnh rỗi. Những khoảng thời gian thư giãn này là chìa khóa để duy trì sức khỏe và năng suất tổng thể, vì vậy đừng bỏ qua chúng. 

Điểm mấu chốt là kế hoạch hoạt động. Nếu bạn thức dậy mà không có kế hoạch, bạn sẽ dành một khoảng thời gian đáng kể chỉ để cố gắng tìm ra những gì bạn cần hoàn thành.

Năng suất có thể là một điều dễ thay đổi. Bằng cách ghi nhớ các mẹo trên, bạn có thể đặt mình vào vị trí tốt nhất để làm việc hiệu quả trên cơ sở nhất quán. Nếu bạn không thê kiểm soát mọi thứ từng phút một cũng chẳng hề gì - cuộc sống vốn dĩ không phải lúc nào cũng theo đúng quỹ đạo. Điều quan trọng là bạn không bị tụt lại phía sau quá xa và bạn có một chiến lược để trở lại đúng hướng khi bạn mắc sai lầm.

Yến Anh-Theo inc